home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (3rd Edition) / The Business Master (3rd Edition).iso / files / busition / travelm / trav.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1993-02-27  |  10.5 KB  |  211 lines
  1.  
  2.              ╔═════════════════════════════════════════════════╗
  3.              ║              TRAVEL MANAGER 1.0                 ║
  4.              ║                                                 ║
  5.              ║    Copyright (C) Huenefeld Software 1991-1993   ║
  6.              ║   All Rights Reserved including visual displays ║
  7.              ║                                                 ║
  8.              ║                                                 ║
  9.              ╚═════════════════════════════════════════════════╝
  10.  
  11.  
  12.  
  13.                           Travel Manager Program
  14.  
  15.       The Travel Manager Program was written for use in a home travel office
  16.  or a small agency that does not have access to a major travel computing
  17.  system like Sabre.  It is designed to store and retrieve customer profiles,
  18.  keep a log of customer travel and travel plans and to assist in accounting
  19.  for sales and commission totals over any specified period.  It also has a
  20.  traveler status function that will list all current or pending travel for
  21.  all clients.
  22.  
  23.  
  24.                                   General
  25.  
  26.      Instructions for function keys and other options are listed at the 
  27.  bottom of each function work screen.  Special messages or error notes will 
  28.  flash on the top line of the screen and instruct or inform you about what 
  29.  is going on, what if wrong or what the computer wants.  The arrow keypad 
  30.  works the same way for all screens and the home, end, page up and page down 
  31.  keys work for all applicable data lists screens.
  32.  
  33.  
  34.                                 Main Screen
  35.  
  36.      An initial picture screen will pop up when first starting Travel Manager
  37.  1.0, after all data files have been read the main screen will come up.  The
  38.  main screen is divided into two sides, on the left, the client's name city
  39.  and phone number appears and on the right side a menu bar.  The bottom line 
  40.  shows entry instructions and the active screen side is indicated by the 
  41.  highlighted text.  To select a client or a command use the arrow left, right
  42.  up or down keys.  When both the desired client and command are highlighted, 
  43.  press the enter key to begin operation of that function.
  44.  
  45.      The command options are:  Review Customer Profile
  46.                                Add Customer Profile
  47.                                Traveler Status
  48.                                Travel Worksheets
  49.                                Customer Reports
  50.                                Log Sold Travel
  51.                                Agency Reports
  52.                                Auto Dial
  53.                                Mail Merge File
  54.                                Change Colors and Setup
  55.                                Exit to DOS
  56.  
  57.     Clients are listed in alphabetical order on the main screen and new
  58.  entries are automatically sorted when a session is ended.  The page up, page
  59.  down, home and end keys may be used on the main screen to search through the
  60.  client list.  In addition, a first letter quick search allows you to type
  61.  the first letter of the last name of a client and the computer places the 
  62.  first listing that begins with that letter at the top of the screen.
  63.  
  64.  
  65.                         Review Customer Profile
  66.  
  67.      This command displays the profile of the highlighted client on the
  68.  screen  and allows you to print it to paper or make changes to the
  69.  information if you wish.  The client's name, address, two phone numbers,
  70.  emergency contact information, charge card, four frequent flyer numbers,
  71.  seating preference, hotel preference, car rental preference and smoking
  72.  preference may be entered into a customer profile.
  73.  
  74.      This command also allows a customer profile to be deleted from the
  75.  data base.  Some discretion should be used when deleting a customer profile.
  76.  For example; travel histories are kept in separate files by the year of
  77.  ticket sale, if a profile is deleted these trip records will now only be
  78.  accessible through the agency reports command, listed under the name UNKNOWN.
  79.  If a new profile is then added for same client, the computer will see this
  80.  as a new client with no travel history.  Its best to leave inactive clients
  81.  in the data base unless you are sure that they are gone for good.
  82.  
  83.  
  84.                            Add Customer Profile
  85.  
  86.      This command displays a blank customer profile to the screen and allows
  87.  you to input and save the clients information in the same format as the
  88.  Review Customer Profile command.  New profiles will appear at the end of the
  89.  existing client list until either you exit the program or more than 20 new
  90.  profiles are added.  At this point the computer will sort the new entries.
  91.  
  92.  
  93.                               Traveler Status
  94.  
  95.      This command looks through all pending trips and displays them in two
  96.  lists, currently traveling and future travelers.  You may scroll through
  97.  these lists and print them out. This function is helpful as a reminder for
  98.  last minute arrangements or thank you notes.
  99.  
  100.  
  101.                              Travel Worksheets
  102.  
  103.      This command displays a screen where you can add and save information
  104.  to plan a trip for a client.  There is only one worksheet per client and if
  105.  the trip is confirmed and sold this record may be saved as sold travel or
  106.  cleared if the trip is cancelled.  Sample itineraries may also be printed
  107.  under this command. (See Log Sold Travel)
  108.  
  109.      The clipboard function works with function keys F4 and F5.  Pressing F4
  110.  will store the presently displayed intinerary into the clipboard.  Pressing
  111.  F5 will place the stored information onto the work screen.  This is useful
  112.  for groug trips and reduced data entry.  The clipboard will work for Logged
  113.  Travel as well. 
  114.  
  115.  
  116.                              Customer Reports
  117.  
  118.      This command allows viewing or printing of an individual clients
  119.  travel history and totals all travel purchases.  Travel history may be
  120.  displayed by purchase year.  A side bar will identify the number of trips
  121.  on record.  Each trip on record may be viewed in detail.  Edits are also
  122.  possible to allow correction of mistakes. Only 20 trips per travel year
  123.  may be displayed.
  124.  
  125.      The clipboard load key F4 will retrieve from customer history files,
  126.  however history files may not be over written with the F5 key.
  127.  
  128.  
  129.                               Log Sold Travel
  130.  
  131.      This command displays all pending travel for the highlighted client
  132.  and allows the information to be edited or cancelled up to and including
  133.  the day of departure.  There is no limit on the number of trips a client
  134.  may have pending however the computer will only display the first 20 and
  135.  will not accept a purchase date outside the current year.  If a client has
  136.  more than one trip pending, the F2 or F3 key will page through the pending
  137.  trips as well as allow access to a blank record for entry of a new trip.
  138.  A side bar will show the number of the trips on record and indicate the one
  139.  currently displayed.
  140.  
  141.      The information that is included in a sold travel record is ; Selling
  142.  agent, departure date and time, city pair, record locator, departing flight
  143.  info (carrier, flight no. seat) info for one connecting flight, return date
  144.  and tine, return flight info, info for one connecting flight, the air base
  145.  price, tax and agent commission rate, hotel reservation info, hotel base
  146.  price, tax and agent commission rate, and auto reservation info, auto base
  147.  price, tax and agent commission rate. The last line is the purchase date
  148.  of the tickets.
  149.  
  150.      Totals for air, hotel and ground transportation as well as commission
  151.  are automatically computed and listed in a ledger like format.  These fields
  152.  can not be edited, but are updated with any changes to the input price data.
  153.  
  154.  
  155.                               Agency Reports
  156.  
  157.      This command allows entry of a report period and generates a listing
  158.  of all travel for all clients sold within that period.  The city pair,
  159.  ticket date and total price including tax/fees is listed for air, hotel
  160.  and ground transportation for each trip along with the total commission.
  161.  The grand totals for each column and grand total of commission appear at
  162.  the bottom of the report.  Reports may also be generated by selling agent,
  163.  listing all sales and commission for any agent individually.
  164.  
  165.      A second box appears below the report list.  This box shows the base 
  166.  price, tax/fee amount and commission rate for air, hotel and ground for the 
  167.  highlighted sale record appear.  These values may be edited to correct 
  168.  mistakes or make changes.  Totals in the agency report box are automatically 
  169.  updated.
  170.  
  171.      Under the Colors and Setup function the search option may be switched
  172.  to either by purchase date or by departure date.  Travel itineraries are 
  173.  filed by the purchase date year.  All travel records with a purchase date 
  174.  in 1993 will be found in a file named "1993TRAV.DAT".  Agencies that keep 
  175.  books by departure date should set the purchase date to be the same as the 
  176.  departure date or some trip records could end up filed in another year.
  177.  
  178.  
  179.                               Mail Merge File
  180.  
  181.      This function will create a mail merge file from the clients data base.
  182.  You may enter any legal DOS output file and path name for the output file.  
  183.  Then you may individually select clients to be listed into this file.  The 
  184.  file is saved an ASCII format and each line will include name and address 
  185.  data delimited by commas.  Many word processors will accept this format for 
  186.  merge data files.
  187.  
  188.      A default word processor path may be saved in the Colors and Setup 
  189.  function. The default file name will be "TRAVDAT.DOC".
  190.  
  191.  
  192.                                  Auto Dial
  193.  
  194.      This command will allow a computer with a modem to act as an auto dialer
  195.  for either of the two phone numbers listed for the highlighted client. The
  196.  TAB key also allows user selection of either COM1 or COM2.  This must be set
  197.  to the correct location of your modem for the auto-dialer to work.  Once you
  198.  are connected with your client any key will cause the computer to hang up
  199.  the phone.
  200.  
  201.  
  202.                              Colors and Setup
  203.  
  204.       This function allows you to set the display colors for the various
  205.  screens, set the modem comm port location, enter a default path name for the
  206.  word processor and the default selling agent name.  One setup may be saved 
  207.  to disk and will automatically be used at program start up.  A file called
  208.  "TRAV.SET" will be created.  If this file is deleted or altered Travel 
  209.  Manager will use default values and you will have to save your preferences
  210.  again.
  211.